即便是在即时通讯服务盛行的年代，电子邮件对于一般人而言，依然是相当重要的网路服务，对于多数企业而言更是用于建立联系，或是用于确认、沟通工作事项必要工具。
相比一般人使用多半透过申请免费的Hotmail、Outlook，或是Gmail等免费网路信箱，一般企业越来越多仰赖透过付费订阅使用Office 365、G Suite等服务，藉由代管形式建立企业专属网域名称的商用等级电子邮件系统，而非自行建置邮件系统伺服器，造成额外管理与维护成本支出。
目前普遍常见的电子邮件系统代管服务，不少企业会在付费订阅使用Office 365、G Suite等服务时，一并建立企业专属的电子邮件系统，而在台湾地区也有不少人藉由Openfind (网擎资讯)提供的Mail2000电子邮件系统，优点在于提供在地服务，并且能针对不同使用需求提供客制化，甚至可以藉由云端连结方式分享大型档案，同时加上加密或限制下载时间条件作为保护。
至于付费订阅使用Office 365与G Suite，则是强调全面性的一站式高效率工作体验，服务中不仅提供方便完成工作档案文件协作编修、分享，或是线上会议讨论等功能，自然也包含针对企业使用需求提供的电子邮件服务，让企业工作需求从收发邮件到文件编修，以及团队沟通都能完整包办。
虽然不少企业会选择以Mail2000电子邮件系统一类服务建置专属网域名称的电子信箱，原因可能在于建置的当下尚未有整合协同工作等需求，因此吸引众多政府单位、教育机构、金融产业，以及制造业等藉由电子邮件联系、沟通事项，或是透过电子邮件收取订单，甚至发送宣传内容为主的使用需求。
不过，如果考量整体工作需求依然需要文书编辑，以及相关部门沟通需求，还是建议采用Office 365、G Suite等服务，借此让工作流程衔接更加直觉、完整，尤其在整合文书处理、协同作业与跨平台沟通，并且串接企业内部或外部应用服务等求等优势之下，借此满足更多工作使用需求，同时也能使工作效率提升。
而在完整提供工作需求之下，提供一站式服务的Office 365在内服务相对可以节省更多成本。
Office 365、G Suite同时提供完整电子邮件系统代管服务
若是比较Office 365与G Suite服务差异，前者在商务版便提供专属自订网域名称的电子邮件系统代管服务，并且可藉由Exchange在手机、平板、电脑及网页存取企业级电子邮件，另外则包含可随时设定新使用者电子邮件信箱、还原删除的帐户等，而每名使用者更可分配使用高达50GB的电子邮件信箱容量，但如果要使用电子文件探索和法务保存措施的话，则必须订阅使用企业版E3才会提供。
另外，Office 365商用版也能选择透过利用代管整合通讯服务，提供自动答录服务、电话拨入式使用者介面，以及公司自动语音应答功能，甚至额外提供透过个人识别资讯(PII)和支付卡产业(PCI)等法规标准，分析邮件内容是否涉及诸如个人身分证、信用卡资讯等敏感性资料，协助企业建立资料外泄防护(DLP)原则。
在G Suite服务部分，虽然在基础版本就提供专属自订网域名称的电子邮件系统代管服务，但每人可使用线上储存空间仅有30GB，其中电子邮件、网路硬碟等使用需求必须共用线上储存容量，而若是选择使用商用版的话，则可获得无限制的云端储存容量，同时也提供同时适用于电子邮件的电子搜证功能，但如果使用人数少于5人的话，原本无限制的云端储存容量则会改为每人仅分配1TB容量)。
工作流程应用各有不同优势
而如果回归考量一站式工作使用体验部分的话，Office 365强调同时提供网页版与独立安装使用的Word、PowerPoint与Excel在内文书编辑应用服务，使用者即便未连接网路资源依然可以处理手上工作，等待后续连接网路时即可将工作内容与他人同步，加上文件编辑格式也不容易有不相容，或是格式跑掉问题。
另外，Office 365整合工具包含Word、PowerPoint、Excel，以及诸如SharePoint，或是OneDrive服务，不仅是诸多使用者过往熟悉操作软体，甚至可以藉由Microsoft Teams服务串接所有沟通需求，对于工作团队而言更能在相同平台快速完成沟通、讨论，以及档案处理、分享等需求。
即便G Suite同样提供离线使用模式，但使用者必须事先选择将要离线处理文件，让装置可以预先下载相关文件内容，并且让使用者以暂存形式进行编辑，等待恢复连线时再与云端内容同步，对于整体使用流畅度而言，多少会产生一些影响，例如使用者可能忘记事先将文件设定为离线处理，或是所在地区网路连线不佳。
除此之外，虽然G Suite整合的Google Docs提供相当完整的文书编辑功能，同时也标榜相容常见文件档案格式，但实际使用可能还是会与部分文件内容编排方式、段落间距等设定无法相容情况，因此如果工作流程中涉及与其他使用其他文书作业软体，可能就会有一些使用上的困扰。
小结
实际上，无论使用Office 365或G Suite服务，都能提升协同作业效率，同时也有不同主打功能与使用特色，而以多数企业应用来看，有不少比例已经选择使用Office 365，但也有许多新创团队选择使用G Suite，主要还是看团队规模与企业发展需求考量，例如以团队成员人数较多的大型企业，或许就会考量使用应用服务与功能更为广泛的Office 365。
至于如果是以使用电子邮件系统代管服务，并且建立自订网域名称的电子邮件信箱，同时也需要进一步的邮件安全、封存，或是可作为电子搜证使用等情况，目前在Office 365与G Suite服务各有不同优势，同时也随着用户订阅付费有所差异，这部份就看企业行号使用需求，以及实际使用规模而定。
另外，如果企业行号单纯只是需要方便使用电子邮件系统，同时也能符合代管与自订网域名称等需求的话，采用诸如Mail2000一类的电子邮件系统代管服务，并且搭配自有文书编辑软体完成各类工作需求，同样也是可行的使用选择，只是在整体建置成本，以及相关协作或会议通讯等需求，就必须考量额外支出费用。
如果进一步考量整体建置成本与使用完整性的话，实际上还是以Office 365会有较全面性的应用优势，再考量一般文书格式相容与操作介面熟悉，则是让许多人有较好使用体验，甚至能与企业内部既有会议室视讯系统、电话设备整合，并且能协助快速汇整各类资料、数据分析结果，以及快速协助安排会议时间、文件统整的应用需求，显然Office 365会有更全面在地整合效益，尤其对于支出费用锱铢必较的政府单位，或许会有较高采购使用吸引力。